Het uitgangspunt is dat alle vergoedingen aan werknemers als loon worden gezien. Werkgevers kunnen dit loon bruto uitbetalen of aanwijzen als eindheffingsloon. Het eindheffingsloon kan ten laste van de vrije ruimte gebracht worden of bestaan uit vrijgestelde onkostenvergoedingen.
Bij een controle door de Belastingdienst wordt nadrukkelijk gekeken naar onkostenvergoedingen die als vrijgesteld loon zijn aangemerkt en daardoor niet ten laste van de vrije ruimte komen.
Bij het toekennen van een vaste onkostenvergoeding is het daarom belangrijk om vast te stellen hoe deze fiscaal moet worden verwerkt:
- als belast loon,
- als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte, of
- als gerichte vrijstelling (en dus onbelast).
Een vaste onkostenvergoeding mag alleen als gerichte vrijstelling worden toegepast als hier een goede onderbouwing aan ten grondslag ligt. Dit betekent dat u verplicht bent om periodiek onderzoek te doen naar de werkelijke kosten, onderbouwd met bijvoorbeeld bonnen en facturen. De voorwaarden hiervoor zijn opgenomen in artikel 4.6.1 van het Handboek Loonheffingen.
